Ein Empfang eignet sich gleichermassen für Jubiläen, Hochzeiten, Geburtstage und Taufen, eigentlich immer dann, wenn viele Gäste zu einem besonderen privaten oder geschäftlichen Anlass eingeladen werden sollen.
Er findet meistens zwischen 11 und 13 Uhr statt, so dass in der Regel der letzte Gast um 14 Uhr gegangen ist. Zu einem offiziellen Empfang kann an jedem Werktag eingeladen werden, dagegen empfehlen sich die Wochenende für familiäre Empfänge. Da diese Form der Einladung auf die beruflichen und übrigen Pflichten der Eingeladenen Rücksicht nimmt, sollte der Gast zwischen 11 und 13 Uhr eintreffen und gratulieren. Die offizielle Regel lautet, dass der Gast sich insgesamt zwischen zehn Minuten und einer halben Stunde aufhalten darf. Zählt er jedoch zu den nahen Freunden der Familie, dann kann er auch länger bleiben. Begrüsst wird zuerst der Gastgeber und danach besteht dieMöglichkeit sich mit jedem der Gäste zu unterhalten.
Für die Einladung zu einem Empfang gibt es einerseits die Möglichkeit in ein Clubhaus, Restaurant oder Hotel einzuladen, -mit dafür geeigneten Nebenräumen-, andererseits lässt er sich auch zu Hause, -mit Hilfe eines guten Catering-Service- geben. In beiden Fällen ist es empfehlenswert sich ausführlich beraten und Vorschläge machen zu lassen, was serviert werden kann. Ausserdem ist es ratsam sich schriftlich bestätigen zu lassen was es kosten wird. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass unter anderem auch Personalkosten und Dekorationen in dem Angebot enthalten sind.
Zu einem Empfang wird in schriftlicher Form eingeladen, wobei die Einladungskarten zwei bis drei Wochen vorher verschickt werden sollten. Auf ihnen muss der genaue Ort sowie Anfang und Ende angegeben sein.
Üblicherweise werden bei einem Empfang Sekt, Champagner, Sektcocktails, Sherry, verschiedene Fruchtsäfte und Mineralwässer auf Tabletts angeboten. Erfrischungen und Canapés werden ebenfalls auf Tabletts gereicht. Die kleinen Sandwiches und Kanapees müssen in mundgerechte Stücke serviert, und mit einem Bissen verzehrt werden können.
Bei grösseren Empfängen empfiehlt es sich ein Gästebuch auszulegen, in das sich jeder eintragen kann. Erstens erfreut es die Festperson im Nachhinein festzustellen wer zu seinem Fest gekommen war und zweitens weiss sie somit genau, bei wem sie sich zu bedanken hat.
